Apostille i legalizacja dokumentów polskich

Data publikacji: 2019/12/27, zmodyfikowano: 2019/12/27


Apostille i legalizacja dokumentów polskich

Apostille i legalizacja dokumentów polskich

Wyobraźmy sobie, że planujemy wyjazd na dłużej do Wielkiej Brytanii, Stanów lub innych państw posługujących się językiem angielskim. Cel jest nieważny, ale wiemy, że będziemy musieli użyć naszych polskich dokumentów w zagranicznych urzędach. Powinniśmy więc zadać sobie pytanie: jak przygotować nasze dokumenty do tego celu? Być może niektórzy słyszeli o poświadczeniu dokumentów w MSZ, swoistej „pieczątce”, która uwierzytelnia dokument tak, że zostanie przyjęty za granicą. Wyjaśnijmy sobie, czym jest ta tajemnicza pieczątka oraz jak i gdzie należy ją zdobyć.

Uwierzytelnienie dokumentów – apostille i legalizacja

Istnieją dwa sposoby uwierzytelnienia dokumentów do obrotu za granicą tak, aby zagraniczne urzędy przyjęły nasze dokumenty. Obydwa służą do tego, aby stwierdzić, że dokument, który posiadamy, jest autentyczny i został wydany przez urząd lub instytucję, która ma prawo go wydać. Pierwszym z tych sposobów jest legalizacja, która początkowo funkcjonowała jako jedyna forma uwierzytelnienia dokumentu. Uzyskaną na dokumentach legalizację należy jeszcze potwierdzić w placówce dyplomatycznej państwa, w którym chcemy się posługiwać naszym dokumentem. Drugim sposobem uwierzytelnienia jest klauzula apostille – wprowadzony w 1961 roku sposób poświadczenia dokumentu. Obowiązuje on dla państw, które podpisały Konwencję haską właśnie z tego roku. Apostille to duże ułatwienie – nie wymaga dodatkowego poświadczenia w żadnej placówce dyplomatycznej. Należy jednak sprawdzić, które państwa są stronami tej Konwencji, ponieważ niekoniecznie musi być to powiązane z ich przynależnością do innych organizacji, przez co możemy być nieco zaskoczeni.

Apostille czy legalizacja

Apostille i legalizacja dokumentów polskichJak już ustaliliśmy, to, czy powinniśmy uzyskać apostille, czy legalizację, zależy od tego, czy państwo, do którego się udajemy, podpisało Konwencję haską z 1961 roku. Zdecydowana większość państw anglosaskich to uczyniła, dlatego jadąc do Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych, Australii, Nowej Zelandii, Irlandii czy Republiki Południowej Afryki, mamy prawo ograniczyć się do uzyskania klauzuli apostille. Warto jednak pamiętać, co dla niektórych może być zaskakujące, że Kanada nie podpisała wyżej wymienionej Konwencji, więc chcąc posługiwać się polskimi dokumentami w kanadyjskich urzędach, będziemy musieli uzyskać legalizację w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a następnie udać do Ambasady Kanady w Warszawie, gdzie urzędnik konsularny dokona kolejnej legalizacji. Jest to właśnie ta sytuacja, gdzie konieczna jest nie tylko wizyta w MSZ, ale także w placówce dyplomatycznej, którą w przypadku Kanady jest ambasada. Dopiero po ukończeniu wyżej wymienionych kroków dokument będzie gotowy do obrotu w Kanadzie.

Jak uzyskać apostille lub legalizację?

W zależności od rodzaju dokumentu, apostille lub legalizację uzyskuje się w różny sposób. Najprościej jest w przypadku aktów stanu cywilnego, tłumaczeń przysięgłych i zaświadczeń o niekaralności. Akt musi być wydany przez odpowiedniego urzędnika i przez niego podstemplowany. Tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministerstwa Sprawiedliwości i również zawierać jego pieczęć i podpis. Zaświadczenie o niekaralności powinno za to być uzyskane w punkcie informacyjnym i również odpowiednio podpisane. Nie wystarczy w tym przypadku wydruk elektroniczny. Jeśli jednak dokumenty są odpowiednio przygotowane, zgodnie z powyższym opisem, wystarczy udać się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych i uzyskać odpowiedni rodzaj poświadczenia. Z innymi rodzajami dokumentów może jednak nie być tak prosto.

Konieczne wcześniejsze uwierzytelnienie

Kategorią dokumentów, które wymagają przedsięwzięcia dodatkowych kroków przed uzyskaniem zarówno apostille, jak i legalizacji. Przykładowo, dokumenty notarialne i sądowe należy wcześniej uwierzytelnić w sądzie okręgowym. Wszelkie dokumenty handlowe powinny wcześniej być poświadczone przez krajową lub regionalną izbę gospodarczą. Dyplomy doktorskie i habilitacyjne, w zależności od tego, kto je wydał, poświadcza albo prezes Państwowej Akademii Nauk (jeśli dyplom wydał PAN lub międzynarodowy instytut badawczy), albo ministerstwo nadzorujący dany instytut badawczy, jeśli to właśnie ten instytut wydał dyplom. Dokumenty mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze uwierzytelnia Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie. Jeśli posiadamy za to i chcemy wykorzystać w krajach posługujących się językiem angielskim odpis z KRS, musimy uzyskać na nim pieczęć Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz podpis pracownika. Jeśli naszym dokumentem jest odpis z CEIDG, powinniśmy udać się do Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, które w obecnym rządzie jest Ministerstwem Rozwoju.

Apostille zdobywane gdzie indziej

Istnieje również osobna kategoria, która wymaga najwięcej uwagi. W przypadku tych dokumentów, legalizacja wymaga dokładnie tego samego, co w przypadku wypisanych wyżej, czyli udania się do wskazanego urzędu w celu poświadczenia dokumentu, a następnie pójścia do MSZ po legalizację. Jeśli jednak chcemy uzyskać apostille, nie musimy udawać się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Wydawaniem apostille na dokumentach, które zostaną opisane poniżej, zajmują się inne organy. Jeśli chcemy uwierzytelnić dokumenty związane z przebiegiem lub ukończeniem studiów, powinniśmy udać się do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w skrócie NAWA. To ten organ wyda dla nas apostille – w MSZ nie uda nam się tego uzyskać. Musimy jednak pamiętać, że jeśli nasz dokument został wydany przez szkołę artystyczną, jego uwierzytelnienia nie uzyskamy ani w NAWA, ani w MSZ. Powinniśmy za to udać się do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, do Departamentu Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej. Jeśli zaś nie posiadamy dokumentów ze studiów, a z poziomu szkolnictwa, które wydane zostały przez OKE, poświadcza je – w zależności od rodzaju – kurator oświaty, okręgowa komisja egzaminacyjna lub MEN.

Podsumowanie

Jak łatwo można wywnioskować, aby naszym dokumentem z Polski móc się posługiwać w krajach anglojęzycznych, należy uzyskać na nim poświadczenie. Może mieć ono dwie formy. Pierwsza to apostille – jeśli państwo, do którego jedziemy, podpisało Konwencję haską. Tak jest w przypadku zdecydowanej większości państw anglojęzycznych. Drugi rodzaj poświadczenia to legalizacja, której będziemy potrzebować, jadąc do Kanady. Legalizację musimy najpierw uzyskać w MSZ, a następnie potwierdzić ją w placówce dyplomatycznej odpowiedniego państwa. Powinniśmy jednak pamiętać, że nawet w przypadku apostille, niektóre rodzaje dokumentów będą wymagały dodatkowych poświadczeń w odpowiednich urzędach. Warto zapoznać się ze wszystkimi podanymi informacjami wcześniej, żeby proces przebiegł sprawnie i bez zakłóceń.

 

Summary
Apostille i legalizacja dokumentów polskich
Article Name
Apostille i legalizacja dokumentów polskich
Description
Istnieją dwa sposoby uwierzytelnienia dokumentów do obrotu za granicą tak, aby zagraniczne urzędy przyjęły nasze dokumenty. Obydwa służą do tego, aby stwierdzić, że dokument, który posiadamy, jest autentyczny i został wydany przez urząd lub instytucję, która ma prawo go wydać. Pierwszym z tych sposobów jest legalizacja, która początkowo funkcjonowała jako jedyna forma uwierzytelnienia dokumentu.
Author
Publisher Name
MIW
Publisher Logo