Apostille i legalizacja dokumentów polskich

Home » tłumaczenie dokumentów na angielski » Apostille i legalizacja dokumentów polskich

Czym jest legalizacja dokumentów? Wyobraźmy sobie, że planujemy wyjazd na dłużej do Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych lub innych państw, w których językiem urzędowym jest język angielski. Cel jest nieważny, ale wiemy, że będziemy musieli użyć naszych polskich dokumentów w zagranicznych urzędach, sądach lub w innych instytucjach, które wymagają dodatkowego uwierzytelnienia dokumentu.

Powinniśmy więc zadać sobie podstawowe pytanie Jak przygotować polskie dokumenty, by w zagranicznym urzędzie były one zaakceptowane? Być może niektórzy słyszeli o takich sformułowaniach jak apostille czy legalizacja dokumentów polskich za pośrednictwem MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)?

Większości obiła się być może o uszy informacja o konieczności doklejenia w MSZ do dokumentu „karteczki z pieczątką”. Karteczki, która to uwierzytelnia dokument tak, że zostanie przyjęty w zagranicznych urzędach bez zająknięcia. Dla pozostałych wyjaśnię…

  • Czym jest ta tajemnicza, doklejona do ostatniej strony naszego dokumentu „karteczka formatu A6 (lub mniejsza) z pieczątką MSZ” -zwana legalizacją albo apostille.
  • Kiedy w MSZ prosimy o doklejenie karteczki z nagłówkiem „legalizacja„, a kiedy tą z nagłówkiem „apostille„.
  • Jak i gdzie zdobywamy legalizację, czy apostille?

Uwierzytelnienie dokumentów – apostille i legalizacja

Istnieją dwa sposoby uwierzytelnienia dokumentów przeznaczonych do obrotu za granicą. Oba służą do tego, aby zagraniczne urzędy w ogóle przyjęły nasze dokumenty i uznały je za oryginalne. Innymi słowy- by stwierdziły, że dokument, który posiadamy, jest autentyczny i został wydany przez urząd lub instytucję, która ma prawo do jego wydania.

Wybranie sposobu uwierzytelnienia dokumentu nie jest skomplikowane. Wystarczy informacja, w jakim kraju dokument będzie okazywany. Czy będzie to Wielka Brytania, Australia, Kanada, USA czy też inne państwo. Informację taką podajemy podczas składania wniosku o uwierzytelnienie dokumentu w MSZ.

Jest to bardzo ważna informacja, ponieważ tylko tym urzędnik kieruje się wybierając jeden z możliwych sposobów uwierzytelnienia.

Legalizacja za pomocą klauzuli APOSTILLE

Pierwszym sposobem uwierzytelnienia jest klauzula apostille.  Sposób poświadczenia dokumentu w ten sposób wprowadzony został w 1961 roku. Dokładnie rzecz ujmując, jest to legalizacja dokumentu za pomocą klauzuli apostille.

O klauzulę taką prosimy w MSZ, jeśli dokument będziemy okazywać w państwach, które stały się stroną Konwencji Haskiej z 1961 roku.  Właśnie na mocy tej konwencji akceptują dokumenty opatrzone apostille. Aktualny wykaz państw, w których uwierzytelnienie dokumentu klauzulą apostille jest odpowiednie znajduje się na stronie internetowej Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego.

LEGALIZACJA

Drugim sposobem uwierzytelniania jest legalizacja. Legalizacja początkowo funkcjonowała jako jedyna forma uwierzytelnienia dokumentu. Jest to niestety ta forma uwierzytelniania dokumentu, która wymaga dalszych podróży po Warszawie. Należy bowiem  pamiętać, że uzyskaną na dokumentach legalizację należy jeszcze potwierdzić w placówce dyplomatycznej państwa, w którym chcemy się posługiwać naszym dokumentem.

Apostille czy legalizacja

Jak już ustaliliśmy, to, czy niezbędne jest apostille czy legalizacja, zależy od państwa, do którego się udajemy. Czy podpisało ono Konwencję haską z 1961 roku. Zdecydowana większość państw anglosaskich to uczyniła. Dlatego jadąc do Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych, Australii, Nowej Zelandii, Irlandii czy Republiki Południowej Afryki, mamy prawo ograniczyć się do uzyskania klauzuli apostille.

Legalizacja dokumentów

Pamiętajmy jednak, co dla niektórych może być zaskakujące, że Kanada nie podpisała wyżej wymienionej Konwencji. Chcąc posługiwać się polskimi dokumentami w kanadyjskich urzędach, uzyskujemy zatemlegalizację w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Następnie udajemy się do Ambasady Kanady w Warszawie, gdzie urzędnik konsularny dokonuje kolejnej legalizacji. Jest to właśnie ta sytuacja, gdzie konieczna jest nie tylko wizyta w MSZ, ale także w placówce dyplomatycznej, którą w przypadku Kanady jest ambasada. Dopiero po ukończeniu wyżej wymienionych kroków dokument będzie gotowy do obrotu w Kanadzie.

Jak uzyskać apostille lub legalizację?

W zależności od rodzaju dokumentu, apostille lub legalizację uzyskuje się bezpośrednio na dokumencie. Są jednak istnieją pisma, które przed wizytą w MSZ wymagają dodatkowych wizyt. Np.: w sądzie okręgowym. Najprościej jest podczas legalizacji aktów stanu cywilnego, tłumaczeń przysięgłych i zaświadczeń o niekaralności.

W tym przypadku z gotowym aktem, tłumaczeniem czy zaświadczeniem udajemy się prosto do MSZ, pod warunkiem, że:

Jeśli zatem dokumenty są odpowiednio przygotowane, zgodnie z powyższym opisem, wystarczy wizyta w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Następnie uzyskanie tam odpowiedniego rodzaju poświadczenia. Z innymi rodzajami dokumentów jest jednak trochę trudniej – wymagają one dodatkowych pieczęci jeszcze przed wizytą w MSZ.

A KIEDY odwiedzamy inne organy PRZED wizytą w MSZ?

Są niestety takie kategorie dokumentów, które wymagają odwiedzenia innych organów przed wizytą w MSZ. Narzucają konieczność wykonania dodatkowych kroków przed uzyskaniem zarówno apostille MSZ, jak i legalizacji. Są to:

  • Po pierwsze wszystkie dokumenty notarialne i sądowe. Właśnie tego rodzaju dokumenty należy wcześniej uwierzytelnić w sądzie okręgowym właściwym dla notariusza albo sędziego. Należy pamiętać, że w Warszawie są dwa sądy okręgowe. Pod jeden tylko sąd podlega każdy notariusz oraz sędzia.
    • Nie wybierajmy się również do MSZ w Warszawie, gdy posiadamy akt notarialny sporządzony przez sędziego z Gdańska! Najpierw udajmy się do Sądu Okręgowego w Gdańsku w celu uwierzytelniania aktu przez sąd. Następnie do Warszawy w celu uzyskania apostille czy legalizacji.
  • Kolejnymi dokumentami, z którym nie idziemy prosto do MSZ są wszelkie dokumenty handlowe, które to wymagają uprzedniego poświadczenia przez krajową lub regionalną izbę gospodarczą.
  • Dyplomy doktorskie i habilitacyjne, w zależności od tego, kto je wydał, poświadcza albo prezes Państwowej Akademii Nauk (jeśli dyplom wydał PAN lub międzynarodowy instytut badawczy).
    • Poświadczyć je może również ministerstwo nadzorujące dany instytut badawczy, jeśli to właśnie ten instytut wydał dyplom.
  • Dokumenty mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze uwierzytelnia Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
  • Jeśli chcemy wykorzystać w krajach posługujących się językiem angielskim odpis z KRS, uzyskujemy na nim uprzednio pieczęć Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz podpis pracownika.
  • Jeśli naszym dokumentem jest odpis z CEIDG, przed wizytą w MSZ, udajemy się do Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii. W obecnym rządzie jest to Ministerstwo Rozwoju.

A co z Apostille na dokumentach szkolnych?

Ta kategoria, wymaga najwięcej uwagi. W przypadku opisanych niżej dokumentów szkolnych, legalizacja również przebiega dwuetapowo. Jednak apostille na dokumentach szkolnych nie zdobywamy wówczas w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

  • Jeśli uwierzytelniamy dokumenty związane z przebiegiem lub ukończeniem studiów, udajemy się do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w skrócie NAWA. To ten organ wyda dla nas apostille – a nie MSZ.
    • Pamiętajmy jednak o tym, że jeśli nasz dokument został wydany przez szkołę artystyczną, jego uwierzytelnienia nie uzyskamy ani w NAWA, ani w MSZ. Powinniśmy za to udać się do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, do Departamentu Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej.
  • Jeśli zaś nie posiadamy dokumentów ze studiów, a z poziomu szkolnictwa, które wydane zostały przez OKE, poświadcza je – w zależności od rodzaju – kurator oświaty, okręgowa komisja egzaminacyjna lub MEN.

a kiedy dokumenty tłumaczymy?

Poniżej przytoczę jeden przykład, który nie jest rzadkością w mojej pracy. Z aktami notarialnymi sporządzonymi w języku polskim klienci udają się:

  1. W pierwszej kolejności do sądu okręgowego właściwego dla notariusza.
  2. Następnie do MSZ w celu uzyskania apostille albo legalizacji. Wybór formy uzależniony jest od kraju, w którym dokument będzie używany.
  3. Dopiero tak przygotowany akt, jako tłumacz przysięgły języka angielskiego, tłumaczę na język angielski.
    • Tu klienci często kończą procedurę. Jeśli jednak zagraniczna organizacja wymaga potwierdzenia autentyczności mojej pieczęci oraz mojego podpisu, którego wzór złożyłem w Ministerstwie Sprawiedliwości, wówczas:
  4. Klienci ponownie, tym razem z tłumaczeniem, udają się do MSZ w celu uwierzytelnianiu mojego podpisu na tłumaczeniu, czyli uzyskaniu apostille albo legalizacji.

W celu uzyskania odpowiedzi na nasuwające się pytania, zachęcam do kontaktu

  • pod numerem telefonu +22 245 22 55, 731-001-737.
  • E-mailowo na [email protected]
  • Zachęcam również do wizyty w moim biurze na Marszałkowską 83/57 w godzinach 9:00-18:00.

Jeśli nie znajdują Państwo czasu na przejście procedury uzyskania apostille albo legalizacji zapraszam do skorzystania z moich usług. Oferuję kompleksową usługę zalegalizowania dokumentu wraz z jego tłumaczeniem i w razie konieczności – kolejną legalizacją. Zapraszam do zakładki kontakt: Tłumacz przysięgły Warszawa Centrum.

Pozdrawiam gorąco!

Maciej Wróblewski – tłumacz przysięgły języka angielskiego – MIW Marszałkowska